Nebenkostenabrechnung Muster

Nebenkostenabrechnung Muster

Eine Nebenkostenabrechnung oder Betriebskostenabrechnung (beide Begriffe meinen das Gleiche) zu erstellen ist nicht schwer. Dennoch lauern viele kleine Fallen im Detail.

Was sind Betriebskosten?
Das ist in §1 Abs 1 Satz 1 Betriebskostenverordnung geregelt:

Betriebskosten sind die Kosten, die dem Eigentümer oder Erbbauberechtigten durch das Eigentum oder Erbbaurecht am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen.

Das geht noch einfacher zu erklären: Es sind alle Kosten, die durch die wirtschaftliche Nutzung eines Grundstücks laufend entstehen. Entscheidend ist, dass es sich um immer wiederkehrende Kosten handelt. Das grenzt die Betriebskosten von Reparaturkosten ab, die gerade im Einzelfall entstehen.

Ein Teil der Betriebskosten wird Heizkosten genannt. Damit sind die Kosten gemeint, die für das Verbrauchen von Raumwärme und Warmwasser entstehen. Man kann daher sagen, dass sich Betriebskosten aufspalten in „kalte Betriebskosten“ und „Heizkosten“.

Wer muss eine Betriebskostenabrechnung erstellen?
Zur Antwort auf diese Frage muss ein Blick in den Mietvertrag geworfen werden. Denn das Gesetz geht davon aus, dass sämtliche Betriebskosten der Vermieter zu tragen hat, es sei denn, es ist im Mietvertrag ausdrücklich geregelt, dass der Mieter die Betriebskosten zu zahlen hat. Keine Ausnahme ohne Ausnahme: Die Heizkosten können und müssen immer durch eine Heizkostenabrechnung auf den Mieter umgelegt werden.

Das bedeutet: Der Vermieter kann immer eine Heizkostenabrechnung erstellen, egal, was Mieter und Vermieter vereinbart haben. Die kalten Betriebskosten muss der Mieter nur zahlen, wenn es eine Vereinbarung (im Mietvertrag) gibt.

Wie sieht eine Betriebskostenabrechnung aus?
Es gibt kein fertiges Formular. Für die Gestaltung ist jeder Vermieter selbst verantwortlich. Aber es gibt wichtige Punkte, die der Vermieter einzuhalten hat, damit eine Betriebskostenabrechnung überhaupt wirksam werden kann. Es muss enthalten sein:

  • Name und Adresse des Mieters
  • Name und Adresse des Vermieters
  • Angaben zur Mietsache (z.B. Adresse, Lage innerhalb des Hauses)
  • Abrechnungszeitraum und Nutzungszeitraum
  • Gesamtkosten einer einzelnen Kostenposition
  • Verteilerschlüssel
  • Anteil des Mieters für jede Kostenposition
  • Vorauszahlungen des Mieters
  • Berechnung der gesamten Betriebskosten für den Mieter unter Abzug seiner Vorauszahlungen

Daneben ist es sinnvoll, dass der Vermieter Erläuterungen hinzufügt, wenn sich Kostenpositionen oder Berechnungen nicht sofort von selbst erklären. Sinnvoll ist auch eine Anpassung an die neuen Betriebskostenvorauszahlungen ab dem Monat nach Zustellung der Abrechnung.

Wann muss abgerechnet werden?
Auch dies kann individuell vereinbart werden. Jedoch darf eine Betriebskostenabrechnung maximal über einen Zeitraum von 12 Monaten erfolgen. Im Einzelfall ist ein kürzerer Abrechnungszeitraum möglich. Ob die 12 Monate dem Kalenderjahr entsprechen oder nicht, spielt keine große Rolle. Auch können kalte Betriebskosten und Heizkosten zu verschiedenen Zeiträumen abgerechnet werden. Wichtig ist nur, dass der Vermieter bei einem einmal gewählten Zeitraum bleibt.
Ist dieser Zeitraum klar (zum Beispiel das Kalenderjahr), dann kann der Vermieter jederzeit nach Ablauf dieses Zeitraums eine Betriebskostenabrechnung erstellen. Es gilt aber eine wichtige Ausschlussfrist zu beachten: Kommt die Abrechnung bei Mieter erst nach 12 Monaten nach dem Abrechnungszeitraum an, muss der Mieter keine Nachzahlungen leisten, darf aber noch ein Guthaben anfordern. Daher der wichtige Tipp: Als Vermieter muss der Zugang der Betriebskostenabrechnung nachgewiesen werden! Ein einfacher Brief, eine E-Mail oder Textnachricht reichen nicht aus; Empfehlenswert sind Einschreiben-Einwurf, Einschreiben-Rückschein oder Zustellung durch Boten.

Wer trägt die Kosten der Abrechnung?
Das Erstellen der Betriebskostenabrechnung ist grundsätzlich Verwaltungsleistung des Vermieters und Verwaltungskosten können nicht auf Mieter umgewälzt werden. Ausnahme davon sind die Kosten zur Erstellung der Heizkostenabrechnung. Der Mieter muss letztere Kosten aber nur Übernehmen, wenn die kalten Betriebskosten und Heizkosten klar voneinander getrennt sind.

Was hat der Mieter für Rechte?
Eine Abrechnung kann schnell Fehler enthalten. Meist passieren Fehler durch Unwissenheit. Daher sollte der Mieter bei Fragen und Unklarheiten möglichst sofort beim Vermieter nachfragen. Der Vermieter ist verantwortlich dafür, dass alles richtig abgerechnet und dem Mieter schlüssig, also nachvollziehbar, mitgeteilt wurde. Bei Zweifeln in Bezug auf Kosten muss der Mieter Einblick in die Rechnungsunterlagen (Belege, Quittungen, Arbeitsnachweise, etc.) verlangen. Dies Recht steht ihm zu. Der Mieter muss aber beachten, dass er Einwendungen gegen die Abrechnung nur innerhalb von 12 Monaten nach Erhalt der Abrechnung erheben kann.
Wenn der Mieter Fehler gefunden hat, kann er entweder selbst die Abrechnung korrigieren und nur das zahlen, was nach seiner Ansicht richtig ist. Er kann auch eine Korrektur verlangen. Wichtig ist zu beachten, dass eine Nachzahlung grundsätzlich zur Zahlung fällig wird, auch, wenn der Mieter Einwendungen hat oder noch Belege prüfen muss. Man sollte den Nachzahlungsbetrag dann „unter Vorbehalt der Rückforderung“ zahlen.

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