Zugang der Nebenkostenabrechnung

Meist kommt die Nebenkostenabrechnung per Briefpost. Doch was ist bei dem Zugang der Nebenkostenabrechung zu beachten? Mit dem Zugang meint der Jurist, dass eine empfangsbedürftige Willenserklärung derart in den Bereich des Empfängers gelangt, dass dieser davon Kenntnis erlangen kann. Kurz gesagt: Die Nebenkostenabrechnung muss so zum Mieter gebracht werden, dass er sie in den eigenen Händen halten kann. Am Sichersten ist die persönliche Übergabe. Üblich ist, die Nebenkostenabrechnung in den Briefkasten zu werfen (entweder selbst oder durch Boten) oder durch die Briefpost werfen zu lassen.

Was so einfach klingt ist dennoch von entscheidender Bedeutung. Denn der Zugang ist doppelt wichtig:

1. Nur nach dem Zugang kann die Nebenkostenabrechnung ihre Wirkung entfalten
2. Für den Zugang und die Zeit danach sind Fristen zu beachten

Beide Punkte sind besonders wichtig für den Vermieter. Der Vermieter muss den Zugang bei dem Mieter beweisen können. Das ist zum Beispiel nicht möglich, wenn die Nebenkostenabrechnung „nur“ per Briefpost abgesendet wird. Andererseits ist es unsinnig, wenn der Vermieter jede Nebenkosten per Einschreiben mit Rückschein absendet, nur um einen Beweis zu haben.

Tipp 1: Lassen Sie die Nebenkostenabrechnung durch einen Boten (z.B. Familienmitglieder, Freunde, Angestellte, usw.) zustellen. Der Bote sollte sich den Zeitpunkt des Zugangs notieren und idealerweise Kenntnis vom Inhalt der Nebenkostenabrechnung haben. Diese Vorgehensweise ist zu empfehlen bei Mieter, bei denen der Vermieter mit Streit rechnen muss.

Tipp 2: Im "Normalfall" sollte die Nebenkostenabrechnung so früh wie möglich dem Mieter zugehen. Hat der Mieter eine Nachzahlung zu leisten und zahlt er nicht, dann ist nach spätestens 4 Wochen nachzufragen. Kommt dann vom Mieter die Information, man habe die Nebenkostenabrechnung nicht erhalten, kann erneut der Zugang bewirkt werden; diesmal aber mit besserer Beweiskraft (Bote oder Einschreiben + Rückschein).

Der Zugang beim Mieter muss innerhalb der Abrechnungsfrist geschehen. Mit dem Zugang beim Mieter beginnt dessen Einwendungsfrist und die Verjährungsfrist.

Aber mit dem Einwerfen in den Briefkasten allein ist es nicht getan. Für den Zugang kommt es nicht nur darauf an, dass die Nebenkostenabrechnung in den Machtbereich des Mieters gelangt. Er ist erst dann bewirkt, wenn damit zu rechnen ist, dass der Mieter nach gewöhnlichen Umständen von der Erklärung Kenntnis erlangt. Das bedeutet im Fall des Einwurfs in den Briefkasten, dass die Nebenkostenabrechnung erst dann zugegangen ist, wenn nach gewöhnlichen Umständen mit einer Leerung des Briefkastens durch den Mieter zu rechnen ist. Angenommen, die Abrechnungsfrist des Vermieters läuft am 31.12.2017 um 24 Uhr ab, kann der Vermieter die Nebenkostenabrechnung dann noch am 31.12.2017 um 23.55 Uhr in den Briefkasten einwerfen? Natürlich kann er das, aber es ist wohl nicht mehr damit zu rechnen, dass der Mieter in den letzten 5 Minuten dieses Tages den Briefkasten leeren wird. Im Ergebnis wäre diese Nebenkostenabrechnung erst am nächsten Tag, dem 01.01.2018 zugegangen und damit nach Fristablauf. So ist nach einer Gerichtsentscheidung an Sylvester gewöhnlich nur bis 18.00 Uhr mit einer Kenntnisnahme zu rechnen. Nutzen Sie Zugangsfristen möglich nicht bis zuletzt aus.