Nebenkostenabrechnung
Die Nebenkostenabrechnung steht alljährlich an. Dies sind „die Kosten, die dem Eigentümer […] durch das Eigentum […] am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen.“ (§556 Abs. 1 Satz 2 BGB). Entscheidend ist das Wort „laufend“, denn nur wiederkehrende Kosten können als Nebenkosten abgerechnet werden. Umlagefähig sind alle laufenden Kosten, wie sie etwa in § 2 Betriebskostenverordnung (BetrKV) aufgelistet sind. Eine besondere Stellung nehmen die „sonstigen Kosten“ ein, die nur dann umgelegt werden können, wenn sie konkret im Mietvertrag genannt sind.
Nebenkosten & Betriebskosten
Zwischen den Begriffen „Nebenkosten“ und „Betriebskosten“ besteht kein Unterschied. Unter Laien ist der Begriff der Nebenkosten häufiger in Gebrauch. Der Gesetzgeber kennt nur „Betriebskosten“. Unterscheiden kann man sie in „kalte Betriebskosten“ und „Heizkosten“. Letztere sind in der Heizkostenverordnung getrennt geregelt, werden aber in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) als Teil der Betriebskosten genannt.
Pflichten des Vermieters
Soweit der Mietvertrag einen Mieter zur Zahlung von Nebenkosten verpflichtet, sind die Pflichten des Vermieters, einmal jährlich über die Nebenkosten abzurechnen und den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit zu berücksichtigen. Die Nebenkostenabrechnung muss schlüssig und leicht nachvollziehbar sein. In der Nebenkostenabrechnung müssen die gesamten Kosten, der Verteilungsschlüssel, der auf den Mieter entfallende Anteil und seine Nebenkostenvorauszahlungen angegeben werden. Zählerstände, mit Anfangs- und Endbestand sowie dem Ablesedatum, muss der Vermieter erfassen und dokumentieren.
Fristen
Drei Fristen sind bei der Nebenkostenabrechnung besonders wichtig: Der Abrechnungszeitraum, die Abrechnungsfrist und die Einwendungsfrist. Der Abrechnungszeitraum darf nicht mehr als ein Jahr umfassen. In der Regel werden Mietnebenkosten jährlich abgerechnet (Jahresabrechnung). Der Zeitraum darf vom Vermieter ausnahmsweise kleiner gewählt werden, wenn er ihn zum Beispiel auf das Kalenderjahr umstellen möchte. Das darf aber den Mieter nicht benachteiligen und muss die Ausnahme bei der Abrechnung der Nebenkosten bleiben. Rechnet der Vermieter die Nebenkosten über mehr als ein Jahr ab, ist die Nebenkostenabrechnung formell unzulässig und ungültig. Nach dem Ende des abgerechneteten Zeitraums beginnt die Frist zur Abrechnung der Nebenkosten. Der Vermieter hat genau 12 Monate Zeit alle Belege zu prüfen, die Nebenkostenabrechnung zu erstellen und dann die Abrechnung an den Mieter zuzustellen, um eventuell eine Nachforderung geltend zu machen. Kommt die Nebenkostenabrechnung nicht beim Mieter innerhalb der Frist an, dann kann der Vermieter keine Nachforderung zu den Nebenkosten fordern, falls der Mieter nicht genug vorausbezahlt hat. Endet die verspätete Nebenkostenabrechnung auf ein Guthaben zu Gunsten des Mieters, muss der Vermieter dieses trotzdem auszahlen. Der Mieter hat dann im vergangenen Abrechnungszeitraum zu viel Nebenkosten bezahlt.
Nachzahlung, Nachforderung? Fristen beachten!
Die Einwendungsfrist (Widerspruch gegen Nebenkostenberechnung) ist für den Mieter wichtig. Sie beginnt mit der Zustellung der Nebenkostenabrechnung und läuft ebenfalls 1 Jahr. In dieser Zeit muss der Mieter die Nebenkostenabrechnung prüfen und Fehler an den Vermieter mitteilen. Das bedeutet allerdings nicht, dass der Vermieter 12 Monate auf eine Nachzahlung warten muss. Die Einwendungsfrist ist unabhängig von der Fälligkeit und Zahlungsfrist einer Nachzahlung. Auch nach der Zahlung kann der Mieter innerhalb der Einwendungsfrist die Nebenkostenabrechnung beanstanden.
Form und Inhalt
Die formellen Anforderungen an eine Nebenkostenabrechnung werden in den letzten Jahren von dem Bundesgerichtshof immer weiter abgebaut. Zuletzt hat der BGH entschieden, eine Nebenkostenabrechnung ist formell ordnungsgemäß, wenn sie den allgemeinen Anforderungen des § 259 BGB entspricht. Dazu muss sie eine geordnete Zusammenstellung aller Einnahmen und Ausgaben enthalten, woran aber keine zu hohen Anforderungen zu stellen sind. Zu den Mindestanforderungen an eine Nebenkostenabrechnung gehört
- die Zusammenstellung der gesamten Kosten
- die Angabe des Verteilerschlüssels
- die Berechnung des Mieteranteils
- der Abzug der geleisteten Vorauszahlungen (BGH, Urt. v. 19.07.2017 – Az. VIII ZR 3/17).
Inhaltlich muss die Nebenkostenabrechnung vollständig, fehlerfrei und leicht verständlich sein. Auch ein Laie muss die Berechnung der Nebenkosten verstehen, prüfen und nachvollziehen können – ohne Fachwissen oder Expertenrat.
Nebenkostenabrechnung: Muster
Nebenkosten können nach folgendem Muster aufgebaut sein:
Name + Anschrift des Vermieters Name + Anschrift des Mieter Bezeichnung des Mietobjekts / Wohnung Abrechnungszeitraum Nutzungszeitraum des Mieters (bei Ein- oder Auszug innerhalb des Abrechnungszeitraums) lfd. Nr. Kostenposition Gesamtkosten Verteilungsschlüssel Mieteranteil 1. Grundsteuer 1.100,- € : 322 m² * 70 m² = 239,13 € ... Gesamtkosten: 8.736,25 € Ihr Anteil: 773,68 € Ihre Vorauszahlungen: 720,- € Nachzahlung: 53,68 € Zahlen Sie den Nachzahlungsbetrag bis zum ... auf das Konto ... ein. Anpassung der Vorauszahlungen: Ab dem folgenden Monat müssen Sie statt 60,- € nun 64,- € an Nebenkostenvorauszahlungen leisten.
Da es sich nur um ein Beispiel handelt, kann die Nebenkostenabrechnung in anderen Fällen weiteren Voraussetzungen unterliegen. So muss beispielsweise der Verteilerschlüssel erläutert werden, wenn dies für die Nachvollziehbarkeit der Mietnebenkosten erforderlich ist. Heizkosten müssen nach speziellen Regeln der Heizkostenverordnung abgerechnet werden.
Grundsteuer
Zu den Nebenkosten eines Mietobjekts (z.B. Wohnung) zählt in der Regel immer die Grundsteuer, die als öffentliche Abgabe vom Eigentümer zu zahlen ist. Anders als zum Beispiel bei der Stromlieferung kann sie nicht direkt mit einem Mieter als Nebenkosten abgerechnet werden. Wenn sie der Mieter in voller Höhe oder zu einem Anteil zahlen soll, muss der Vermieter (Eigentümer) mit dem Mieter abrechnen. In den häufigsten Fällen wird beim Verteilen auf mehrere Mieter als Verteilungsschlüssel das Verhältnis von der Wohnfläche aller Parteien (Gesamtwohnfläche) zu der des Mietenden herangezogen. Bei einer Eigentumswohnung wird diese Form der Nebenkosten in der Regel für eine konkrete Wohnung und nicht für die gesamte Wohnanlage berechnet, so dass ein Mieter der Eigentumswohnung keinen Anteil (Verteilungsschlüssel), sondern sie vollständig auf den Mieter umgelegt wird.
Nebenkostenabrechnung erstellen
Vermieter verwalten die Vorauszahlungen für Nebenkosten treuhänderisch für den Mieter. Sie müssen einmal jährlich über die Nebenkosten gegenüber dem Mieter abgerechnet werden (Jahresabrechnung). Erst dann dürfen sie das durch den Mieter gezahlte Geld vereinnahmen. Das gilt auch dann, wenn die Nebenkosten als Pauschale vereinbart worden sind. Zumindest für die Heizkosten will der Gesetzgeber, dass keine Pauschale, sondern die tatsächlichen Kosten zu zahlen sind.
Der Vermieter erstellt die Nebenkostenabrechnung, in dem alle Belege des Zeitraums der Abrechnung gesammelt und die Einnahmen und Ausgaben ermittelt werden. Fallen Leistungen Dritter in verschiedene Abrechnungszeiträume, wie etwa Strom- oder Gaslieferungen, sollte der Vermieter nur über die tatsächlichen Leistungen in diesem Zeitraum eine Abrechnung durchführen. Dazu ist er auf das Ablesen entsprechender Zähler zu Beginn des abgerechneten Zeitraums angewiesen, um die Betriebskostenabrechnung erstellen zu können.
Sind die Ausgaben aufgelistet und mit den Einnahmen (in der Regel wie vereinbart die Nebenkostenvorauszahlungen durch den jeweiligen Mieter) verrechnet, muss die Nebenkostenabrechnung an den Mieter zugestellt werden. Hier ist die Empfehlung an den Vermieter, nicht bis zum Ende des Abrechnungszeitraumes zu warten. Der Vermieter sollte die Nebenkostenabrechnung bereits 2 Monate vorher absenden und ein Zahlungsziel von ca. 2 bis 4 Wochen in der Nebenkostenabrechnung festlegen. Wenn nach dieser Frist keine Begleichung der Nachforderung durch den Mieter erfolgt, ist noch ausreichend Zeit, um die Nebenkostenabrechnung erneut an den Mieter zuzustellen. Dann wäre eine Zustellung durch Boten empfehlenswert, um die Nachforderung realisieren zu können.
Mieter
Nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung sollte der Mieter die Abrechnung der darin genannten Nebenkosten prüfen. Dazu ist zunächst nach Möglichkeit mit einer alten Nebenkostenabrechnung zu vergleichen, ob sich Auffälligkeiten in den Nebenkosten ergeben. Ein weiteres Hilfsmittel ist der „Betriebskostenspiegel„, den der Deutsche Mieterbund e.V. jährlich veröffentlicht. Zum Vergleich teilt man den Mieteranteil an einer Kostenposition durch die Quadratmeter der Wohnfläche und durch 12 Monate. Soll der Mieter zum Beispiel für die Gebäudeversicherung 326,61 € zahlen und hat die Wohnung 74 m², so rechnet man 326,61 € : 74 m² : 12 = 0,368 €/m²/Monat. Im Betriebskosten-Spiegel 2014 sind für Versicherungen 0,17 € errechnet. Hier liegt eine erhebliche Abweichung vom Durchschnitt vor. Aber Achtung: Allein mit diesem Hilfsmittel kann der Mieter nichts gegen die Abrechnung der Nebenkosten einwenden. Er ist nur ein Hilfsmittel, um mögliche Fehler in der Nebenkostenabrechnung zu finden. Bei starken Abweichungen muss der Mieter also weiter die berechneten Nebenkosten prüfen.
Eine richtige Überprüfung der Nebenkostenabrechnung setzt voraus, dass der Mieter die Belege einsieht. Diese muss der Vermieter nicht automatisch mitsenden, aber er muss sie auf Verlangen durch den Mieter vorlegen. Nur mit den Belegen kann überprüft werden, ob die Nebenkostenabrechnung richtig ist. Kommt dem Mieter eine Kostenposition bei den Nebenkosten zu teuer vor, muss er selbst Vergleichsangebote einholen und dem Vermieter einen Verstoß gegen den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit nachweisen.
Mietrecht
Die Nebenkostenabrechnung spielt im Mietrecht eine große Rolle. Durch ständig steigende Kosten beim Mieten einer Wohnung erscheinen dem Mieter die Nebenkosten als eine Art „zweite Miete“. Für Vermieter ist die Nebenkostenabrechnung oft nur „Durchgangsposten“ und lästig. Der Vermieter muss Rechnungen sorgfältig prüfen, den richtigen Verteilerschlüssel nutzen und Regeln der Betriebskostenverordnung berücksichtigen. Will er später eine Nachzahlung vom Mieter, muss der Vermieter sorgfältig auf die Einhaltung von Fristen achten. Dennoch sollten Vermieter und Mieter sorgfältig mit der Nebenkostenabrechnung umgehen. Gerichtliche Klärung ist meist im Verhältnis zu den Summen, um die es bei den Nebenkosten geht, zu teuer. Es biete sich in jedem Fall an, das Gespräch mit der jeweils anderen Partei zu suchen und eine Lösung zur Nebenkostenabrechnung zu finden.
Rechtsanwalt
Als Rechtsanwalt und Fachanwalt für Miet- und Wohnungseigentumsrecht kann ich bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung und bei der Überprüfung der Nebenkosten helfen. Das Erstellen einer Abrechnung kann mit einem Pauschalhonorar beauftragt werden. Es rechnet sich jedoch nicht, sämtliche Nebenkostenabrechnungen von einem Anwalt prüfen und bearbeiten zu lassen. Das wäre ein Sache eines Mietverwalters. Dennoch könnte eine Nebenkostenabrechnung vom Anwalt als eigenes „Muster“ für die Zukunft dienen. Auch das Prüfen einer Nebenkostenabrechnung kann als Pauschale in Rechnung gestellt werden. In der Regel müssen die Belege für konkrete Kostenpositionen vorgelegt werden. Bei gerichtlichen Streitigkeiten über die Nebenkostenabrechnung ist in jedem Fall abgeraten einen Fachanwalt zu Rate zu ziehen, da der Themenkomplex „Nebenkosten“ durch eine Fülle an Rechtsprechung geprägt ist.
Fachanwalt Stefan Zeidler
Seit 2014 als Rechtsanwalt zugelassen. Im Mai 2015 wurde Rechtsanwalt Stefan Zeidler nach erfolgreicher theoretischer Abschlussprüfung und dem Nachweis der vorgeschriebenen praktischen Fälle das Recht zum Führen des Titels „Fachanwalt für Miet- und Wohnungseigentumsrecht“ von der Rechtsanwaltskammer Kassel verliehen. Zuvor hat er an der Georg-August-Universität in Göttingen studiert. Nach seinem Studium war er für 2 Jahre wissenschaftlicher Mitarbeiter am Juristischen Seminar und am Lehrstuhl von Prof. Dr. Gerald Spindler. Aus dieser Zeit stammen seine Zusatzqualifikationen „Microsoft Certified Professional (MCP)“ und „Microsoft Office Specialist Master Instructor (MMI)“.
Rechtsanwalt Stefan Zeidler hilft als Fachanwalt für Mietrecht und Wohnungseigentumsrecht Vermietern bei einer Nebenkostenabrechnung als Anwalt in Kassel, Anwalt in Göttingen und als Anwalt in Paderborn. Neben der Tätigkeit als Rechtsanwalt gibt Stefan Zeidler als Experte regelmäßig Kurse zum Thema Nebenkosten, Betriebskosten, Nebenkostenabrechnung, Betriebskostenabrechnung und Wohnungseigentumsrecht an der Volkshochschule Nordhessen und beim Bund der Steuerzahler Hessen.